لازم است یاد آوری نماییم تمام عملیات مالی و حسابداری در نرم افزار ماندگار بصورت کاملا اتوماتیک انجام میگردد و نیاز به آشنایی شما با امور مالی و حسابداری در سطح یک حسابدار نیست و این مطالب صرفا جهت آشنایی اولیه می باشد.
آموزش حسابداری داروخانه
بخش اول- مفاهیم پایه حسابداری
در بخش اول به تعاریف در حسابداری می پردازیم چراکه با تفهیم و تعریفی درست از اصطلاحات حسابداری تشخیصی درست از رویدادهای مالی می توان داشت .
تعریف حسابداری داروخانه
تعریف متعدد و مختلفی برای حسابداری ارائه شده است که به یکی از آنها بسنده می کنیم
” حسابداری بعنوان یک سیستم اطلاعاتی عبارتست از فرایند تشخیص . اندازه گیری . ثبت و پردازش رویدادهای اقتصادی ( مالی) یک سازمان و تهیه اطلاعات لازم و گزارشگری آن به استفاده کنندگان این اطلاعات ” .
در این تعریف فرایند تشخیص عبارتست از انتخاب آن دسته از رویدادهایی که بعنوان رویداد اقتصادی یا مالی تلقی می شوند و به داروخانه مربوط می شوند .
گام بعدی اندازه گیری این رویدادها بوسیله یک واحد اندازه گیری یعنی پول است .حسابداری فقط با وقایعی که بتوان آنها را با پول اندازه گیری نمود سروکاردارد.
قدم بعد مرحله ثبت در دفاتر و یا در سیستم مکانیزه که در واقع همان ورود اطلاعات خام به سیستم است .این ثبت باید به روشی منظم و با رعایت قواعد و اصول حسابداری و دستورالعملهای مشخص و در فرمها و دفاتری که برای این منظور طراحی شده است انجام شود .سپس مرحله پردازش اطلاعات ثبت شده می باشد
فرایند گزارشگری یکی از مهمترین مراحل یک سیستم حسابداری است که دراختیار استفاده کنندگان قرار می گیرد ومعروفترین آن :گزارشهای ترازنامه ای . سود و زیان که به آنها صورتهای مالی نهائی نیز گفته می شود .
در اینجا سوالی مطرح می شود و آن اینست که چه کسانی از گزارشات و اطلاعات حسابداری استفاده می نمایند:
استفاده کنندگان داخلی : این گروه عمدتاً افرادی هستند که مدیریت داروخانه را برعهده دارند .
استفاده کنندگان خارجی : بیرون ازداروخانه بوده و منافع مالی بالفعل و یا بالقوه درداروخانه هستند . مانند اعتباردهندگان وطلبکاران داروخانه و…
معادله حسابداری
همه شما با اصطلاح دارایی درحسابداری آشنائی دارید درحسابداری به هرآنچه که درتملک داروخانه باشد دارایی گفته می شود .
دارایی ها اشکال گوناگون دارند :دارای وجود فیزیکی وملموس هستند مانند وجوه نقد .کالاودارو ویا نامشهودند مانند مطالبات . سرقفلی داروخانه . حق الامتیازات تاسیس داروخانه و…
موسسه برای تهیه وکسب این دارائی هابه منابع مالی نیازمند اند که می تواند از محل منابع مالی متعلق به صاحبان داروخانه باشد که ” سرمایه ” نامیده می شوند و اگر متعلق به دیگران باشد که” بدهی ” می نامند.
بنابراین درهرداروخانه رابطه زیربرقراراست دارایی =بدهی+سرمایه معادله اساس حسابداری دوبل یادوطرفه است .
دارایی ها داروخانه
“کلیه منابع اقتصادی اعم از مشهود ونامشهودکه درتملک داروخانه بوده و قابل تبدیل به پول ودارای منافع آتی برای داروخانه باشند را دارائی نامند” دراین تعریف موضوع مالکیت دارائی ها یکی ازمهمترین ویژگیهاست ونکته قابل توجه اینکه :منابع اقتصادی که دراجاره داروخانه هستند درشرایط عادی جزو دارائی های داروخانه محسوب نمی شوند دارایی‌ها را می‌توان به سه گروه عمده تقسیم کرد.
دارایی‌های جاری: به دارائی‌هایی می گویند که یا پول نقد می‌باشند یا زودتر به پول نقد تبدیل می‌شوند. مانند موجودی نقد و بانک،موجودی کالا، موجودی ملزومات، بدهکاران، اسناد دریافتی، حسابهای دریافتی، پیش‌پرداختها.
دارایی‌های ثابت: اقلامی با عمر بیش از یک سال که بصورت طبیعی غیرمنقول و غیرنقدی می‌باشند و به قصد خرید وفروش خریداری نشده‌اند. به‌علت اینکه مستقیماً درجریان عادی فعالیت‌های مالی مؤسسه مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، فروخته نمی‌شود ودچار تغییرات عمده نمی‌شوند اما به علت ارتباط با دارائی فروشگاه و نقش در سودآوری ، بهای تمام شده آنها اندازه‌گیری میشود. مانند زمین، ساختمان و آپارتمان،ماشین‌آلات، وسائط نقلیه، اثاثه اداری.
دارایی‌های غیرمشهود یا دارایی‌های نامشهود: دارایی‌هایی که قابل دیدن نمی‌باشند اما برای صاحب مؤسسه سود مالی دارد مانند حق اختراع و اکتشاف ، حق سرقفلی.از جمله انواع مختلف دارایی‌ها می‌توان موارد زیر را برشمرد:
وجه نقد در داروخانه
یکی ازمهمترین دارائی هایی که درهمه داروخانه وجوددارد وجوه نقداست .درحسابداری به انواع پول نقدی که درداخل موسسه نگهداری می شود اصطلاح ” صندوق ” اطلاق می شود وبه وجوهی که درحسابهای جاریداروخانه نزد بانکهاست اصطلاحاً ” بانک ” گفته می شود .
درادامه دارائی ها به مباحث زیرمی پردازیم:
مطالبات داروخانه
چنانچه داروخانه خدمات یا کالای خود را بطور نسیه بفروشد ازمشتریان خود طلبکارخواهد شد .البته ممکن است موارد دیگری نیزمانند پرداخت وجه دستی به دیگران مطالباتی رابرای داروخانه بوجود آورد.چنانچه درقبال این نوع مطالبات اسنادی مانند چک از مشتریان دریافت شود به آن اسناد دریافتنی گفته می شود ودرغیراینصورت مطالبات داروخانه راحسابهای دریافتنی می نامند .
توضیحاً اینکه هریک اسناد دریافتنی وحسابهای دریافتنی خود به تجاری وغیر تجاری نیز تقسیم می شود .
موجودی کالا و دارو
انواع اجناسی که داروخانه به قصد مصرف یافروش نگهداری می نمایند بعنوان موجودی های جنسی شناخته می شوند وبه سه گروه طبقه بندی می گردند:
موجودی کالاو دارو
شامل کالائی است که داروخانه به قصد فروش آنهاراخریداری ونگهداری می کنند همچنین محصول ساخته شده موسسات تولیدی دراین گروه قرارمی گیرد.
موجودی مواد
شامل مواد اولیه وقطعات مصرفی درداروخانه است مثل مواد اولیه تهیه داروهای ساختنی و ترکیبی داروخانه
موجودی ملزومات
شامل نوشت افزارو موادواجناسی است که به قصد مصرف وفروش خریداری نشده اند.
اثاثه اداری
دارائی هایی نظیرمیزوصندلی . کامپیوتر . صندوق فروش داروخانه وتجهیزات اداری بعنوان اثاثه اداری شناخته می شوند
ماشین آلات
دارائی هایی که درموسسات تولیدی جهت تولید محصولات بکارگرفته می شوند
وسائط نقلیه
به کلیه وسایل وتجهیزات حمل بارومسافرمانند اتومبیلهای سواری .باری سبک وسنگین اطلاق می شوند.
بدهی ها داروخانه
کلیه دیون وتعهدات داروخانه به اشخاص حقیقی وحقوقی بدهی نامند .
بدهی های داروخانه معمولاً دراثر خرید نسیه کالاوخدمات یا دریافت وام ازدیگران بوجود می آیند وظرف مدت معینی می بایست پرداخت شوند.
حسابهای پرداختنی
این بدهی ناشی ازخرید نسیه کالا وخدمات ازدیگران است . بازپرداخت درموعدی که طبق قرارداد ویا قول وقراری که به هنگام خرید مورد موافقت قرار گرفته است صورت می گیرد .ضمناً قدیم این حساب رابعنوان بستانکاران نام می بردند.
اسناد پرداختنی
علاوه برقرارداد و یا قول وقرار منعقده بین داروخانه وفروشنده کالا و خدمات درقبال بدهی ایجاد شده اسنادی مانند سفته .چک نیزازطرف موسسه به طلبکار تسلیم می شود.
وام پرداختی
گاهی داروخانه منابع مالی موردنیاز خود را ازطریق دریافت وام یا تسهیلات ازبانکها یا اشخاص وموسسات دیگرتامین می کنند که به این بدهی ها وام پرداختی اطلاق می گردد.
سرمایه
حقوق صاحبان داروخانه روی دارایی های آن راسرمایه می نامند.طبق معادله حسابداری نیزچنانچه ازدارایی ها ی داروخانه بدهی های آنرا کسرنمائیم سرمایه بدست می آید. دارایی =بدهی+سرمایه
در واقع روی دارائی های داروخانه دونوع حق وجوددارد:حق صاحب داروخانه که سرمایه نامیده می شود وحق دیگران که بدهی گفته می شود.
ترازنامه آزمایشی داروخانه
دارائی ها درسمت راست وبدهی ها و سرمایه درسمت چپ آن نمایش داده می شوند.درقسمت بالای گزارش نیزنام موسسه ونام گزارش ( ترازنامه ) وتاریخ آن قید می گردد.ترازنامه یکی از صورتهای مالی داروخانه است وتهیه آن برای داروخانه که ازنظرقانونی به ثبت رسیده اند ودرپایان سال مالی آنها الزامی است .
برداشتافراد و شرکا در داروخانه
به معنای آن است که صاحب یک داروخانه برای مصارف شخصی پول یا مال دیگری را از دارایی‌های مؤسسه متعلق به خود بردارد یا مخارج شخصی خود را از محل وجوه نقد داروخانه پرداخت کند. از آنجا که وجه برداشت شده ممکن است به مؤسسه برگشت داده شود، برداشت مالک در حسابی به نام برداشت ثبت میشود.
درآمد
هرگونه افزایش در دارائی ها و یا کاهش در بدهی ها که در نتیجه ارائه خدمت یا فروش کالا حاصل شده و موجب افزایش سرمایه ( حقوق صاحبان داروخانه ) شود را درآمد نامند.بطور کلی، درآمد هنگامی شناسائی و در مدارک حسابداری ثبت میشود که کالای فروش رفته به مشتریان تحویل داده شود یا خدماتی برای آنان انجام شود.
پیش دریافت درآمد
دریافت هرگونه بیعانه یا پیش دریافت بابت خدماتی که درآینده باید ارائه شود تازمان ارائه خدمات به عنوان ” پیش دریافت درآمد ” شناسائی شده ونوعی بدهی تلقی می شود.
هزینه
هرگونه کاهش در دارائی ها و یا افزایش در بدهی ها که در راه کسب درآمد بوجود آمده و موجب کاهش سرمایه یا حقوق صاحبان داروخانه شود هزینه نام دارد.
این گزارش جهت خلاصه کردن اثرات رویدادهای مربوط به کسب درآمد وتحمل هزینه و نیز به منظور ارائه نتایج مربوط به عملیاتداروخانه درطی یک دوره مشخص توسط حسابداران تهیه می گردد.
این گزارش نتجه عملیات داروخانه رادر یک دوره مشخص منعکس می سازد.
درصورت سودوزیان . درآمدها و هزینه های داروخانه طی یک دوره زمانی در مقابل یکدیگر قرار می گیرد چنانچه درآمد ها ازهزینه ها بیشتر باشد موسسه سود برده ودرصورتی که هزینه هاازدرآمد بیشترباشد موسسه متحمل زیان شده است
گزارش سود و زیان داروخانه
هزینه هاـ درآمدها=سود(زیان)
نمونه :
داروخانه …..
صورت سودوزیان
برای دوره مالی منتهی به ….. ارقام به ریال
——————————————————–
درآمدها : ****
کسرمی شود :
هزینه ها :
برق ***
حمل ونقل ***
و… ***
جمع هزینه ها ****
سود( زیان ) ویژه ****
سایر مفاهیم و عملیات حسابداری در داروخانه
حساب: اطلاعات مربوط به هر کدام از عناصر معادله اساسی حسابداری در یک حساب ثبت میشود. لذا حساب به مثابه ظرفی است که اطلاعات مربوط به هرکدام از دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه در آن نگهداری میشود.
رویدادهای مالی: رویداهایی هستند که اثر مالی داشته باشند. به عبارت دیگر رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که حداقل بر یکی از عناصر معادله اساسی حسابداری دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه تأثیر بگذارند.
از عناصر معادله اساسی حسابداری، حسابهای مربوط به دارایی‌ها ماهیت بدهکار و حسابهای مربوط به بدهی‌ها و سرمایه، ماهیت بستانکار دارند. حسابهای درآمد نیز از این نظر، مشابه حساب سرمایه، مانده بستانکار و هزینه‌ها برعکس حساب سرمایه، مانده بدهکار دارند.
دوره مالی: نتایج واقعی عملیات مؤسسه را، به طور دقیق و قطعی، فقط می‌توان در پایان اجرای عملیات آن و پس از وصول مطالبات، فروش دارایی‌ها و اجرای تعهدات و پرداخت بدهی‌ها، تعیین کرد. اما استفاده کنندگان از اطلاعات مالی نمی‌توانند برای دریافت اطلاعات یکسال تا آن زمان تأمل کنند. بنابراین عمر طولانی یک داروخانه به دوره‌های زمانی مساوی کوتاه تر تقسیم میشود و برای هر دوره گزارشهای مالی جداگانه ارائه میگردد. به این دوره‌های زمانی اصطلاحاً دوره مالی یا دوره حسابداری میگویند.
هر دوره مالی را که برابر یک سال کامل باشد سال مالی میگویند.
سند حسابداری :
پس از تجزیه وتحلیل حسابدار می بایست جهت ثبت های مربوطه به سند حسابداری رجوع کند که امروزه دراکثر ادارات در نرم افزارهای کا مپیوتری حسابداری انجام میگردد.
دفتر روزنامه
سپس می بایست از روی سند حسابداری دفتر روزنامه که جزء دفاتر قانونی می باشد ثبت گردد.که این نکته قابل ذکر است دفتر روزنامه دقیقا همانند سند حسابداری می باشد.
دفتر کل
بعد از ثبت دفتر روزنامه می بایست مانده هرحساب در دفترکل که به صورت ریز هرحساب درآن گنجانده شده منتقل گردد.
دفترمعین
بعد از دفتر کل نیز می باست هر کدام از حسابها که ریز دارند همانند بانک مثلا بانک ملی صادرات و….می بایست به صورت جزء وارد دفتر معین گردد.
مانده گیری از حسابهای دفتر کل
در پایان سال مالی می بایست از تمامی حسابهای دفتر کل مانده گیری کرد.
تراز آزمایشی
پس از مانده گیری از حسابهای دفتر کل می بایست به ترتیب خاصی که بعدا در سرفصلی تحت عنوان تراز آزمایشی توضیح داده خواهد شد کلیه حسابها گنجانده گردد.قابل ذکر است که تراز آزمایشی دو ستونی می باشد .
دارایی =بدهی+سرمایه
در ستون سمت راست از انواع دارایی ها و در ستون سمت چّب تمام انواع بدهی ها و سرمایه نقل میشود در صورتی که جمع سمت راست و چب برابر بود در اصطلاح میگویند که تراز است و در غیر اینصورت باید موادری که باعث تراز نشدن دو طرف میگردد را کشف و آن مشکل را حل نمود
- عملیات حسابداری که از ابتدای دوره مالی تا پایان دوره انجام میشود عبارتند از: جمع‌آوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی شامل گردآوری شواهد و مدارک مثبته تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و ثبت آنها در سند حسابداری
- ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده
- اصلاح و تعدیل حسابها
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد
- بستن حسابهای موقت
- تهیه تراز آزمایشی اختتامیه
- تهیه ترازنامه
لازم است یاد آوری نماییم تمام عملیات مالی و حسابداری در نرم افزار ماندگار بصورت کاملا اتوماتیک انجام میگردد و نیاز به آشنایی شما با امور مالی و حسابداری در سطح یک حسابدار نیست و این مطالب صرفا جهت آشنایی اولیه بوده است.
